新媒体创业公司的无纸化办公之路

日期:2015-4-22作者:孙瑞

【TechTarget中国原创】无纸化办公的概念从提出到现在已经有很多年时间了,目前市场中也有很多相关的文档与内容管理系统。对于一家新媒体的创业公司来说,实现无纸化办公有一个明显的好处就是节省成本,同时能够提升办公协作的效率,并实现绿色环保的目标。许多创业公司都在努力在更多业务层面上实现无纸化的办公。
当然,实现完全的无纸化并不是我们最终的目标。并不是所有流程和工作都必须支持无纸化办公,我们的目标应该是提供这样一个环境或者说前提条件,让更多的运营流程不要再对纸张有强依赖性。那么在接下来,我们就将介绍新媒体创业公司该在哪些方面做出努力,而达到更好的无纸化办公环境。

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无纸化办公的概念从提出到现在已经有很多年时间了,目前市场中也有很多相关的文档与内容管理系统。对于一家新媒体的创业公司来说,实现无纸化办公有一个明显的好处就是节省成本,同时能够提升办公协作的效率,并实现绿色环保的目标。许多创业公司都在努力在更多业务层面上实现无纸化的办公。

当然,实现完全的无纸化并不是我们最终的目标。并不是所有流程和工作都必须支持无纸化办公,我们的目标应该是提供这样一个环境或者说前提条件,让更多的运营流程不要再对纸张有强依赖性。那么在接下来,我们就将介绍新媒体创业公司该在哪些方面做出努力,而达到更好的无纸化办公环境。

无纸化办公环境究竟是什么样?

当我们谈论无纸化办公,我们在谈论什么?其实真正的无纸化办公环境,并不是要抛弃所有打印机或扫描仪。也有很多创业公司为了单纯追求无纸化,而采用了这样的方式。以笔者的经历来看,这样的公司没有一家能够真正坚持下去。一刀切的方法往往会遭到内部员工的抵触情绪,最终的结果就是不得不购买更多的打印设备。

无纸化办公的真正目的是更好地支持业务运转。即使如今超极本和平板电脑已经非常普及,但仍然有不少人会把文档打印出来阅读或是分享。移动设备会有一定的局限性,比如电池续航时间等,而人们会认为打印在纸上的内容更适合阅读。这也是为什么像Kindle这样的设备会模仿纸质书的阅读体验。

事实上,我们要实现无纸化办公的一个关键好处就是便利性。一份几十页的文档打印出来不仅会造成浪费,而且携带起来会非常累赘。试想你挤在下班的地铁里,然后从包里掏出一厚沓文档,一页一页地翻阅是怎样一个场景?这时候,你只需要把文档存储到手机或平板电脑里,就能够随时随地的阅读。

我们为什么要实现无纸化办公?

另外,提高效率是无纸化办公所带来的另外一项红利。比如合同签署流程:当我们创建一份合同时,我们首先会在Word中把内容整理好,然后通过电子邮件与甲方或乙方进行沟通,当双方达成一致的时候,我们才最终将合同打印出来。签署之后,我们将合同扫描件存储到系统当中,然后将电子文档发给对方以便存档。因此一些情况下,我们会用到传真设备。

那么这里我们来算一下,在“创建-打印-扫描-传真”这个流程中,我们到底浪费了多少时间?那些复印的文件是否得到了妥善的保管?在这个流程中,创建了多个电子版本的合同,但它们之间并没有太多联系。真正生效的只有那个原始的双方签署的合同,其他打印出来的合同该怎么处理?而对于很多新媒体创业公司来说,整理和保存这些繁杂的合同文档是非常挑战的一件事。

上面只是提到的一个场景,还有很多的业务流程会出现这种情况。如果所有的流程都这样的话,那么无论是效率还是文档管理的复杂性都会给人手不多的创业团队造成困扰。

我们该怎么做?

许多纸质文档的使用其实是习惯性的,而且是可以进行改造的。在这里请注意,我们要尽可能少地使用打印设备,但不要完全不用,比如一家新媒体创业公司可以只购买一台打印机。此外,很关键的一点就是为员工配备足够大、足够清楚的电脑显示器,这样他就不会经常将文档打印出来浏览了。这一点虽然道理很简单,但许多新媒体创业公司未必会考虑到。另外,在办公设备方面我们应该尽量选择笔记本电脑而不是台式机(财务部门除外),因为员工可以随时携带笔记本电脑去会议室,而不用再打印相关的文档。这样做并不是说我们就不需要打印机了,但它的确能够减少打印机的使用频率。

针对无纸化办公的特点,我们在这里推荐几款办公设备,以供您采购备选。比如针对内容部门,我们推荐戴尔的Vostro14 5000系列笔记本电脑,它预装了Windows 8.1操作系统,可以通过触摸屏与系统进行交互,因此携带非常方便。而且,它专门配备了14英寸全高清防眩光显示屏,对于采编人员来说是非常好的选择。另外针对设计部门,我们推荐戴尔PrecisionM4800系列移动工作站。除了性能超强,满足设计人员的需求之外,它最大的一个特点是配备了15.6英寸屏幕,你还可以选择4K的超高清显示屏,并扩展更大的显示屏幕,让设计人员不必再为屏幕大小而烦恼。

除此之外,包括电子签名技术、企业内容管理系统等,都能够帮助新媒体创业公司实现无纸化办公。比如请假流程的审批等,无需再填写纸质文档,并由部门领导直接在电脑上签署就可以了。

总结

无纸化办公不只是控制设备或系统就可以实现,它要将员工、办公流程以及技术相结合才有可能成功。在这里,我们需要正确的工具,能够让员工充分利用的工具。流程需要映射到这些工具,然后形成更简单的工作流程,真正让无纸化办公为提升效率,降低成本而发挥作用。

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